Меню сайта

Однофирменники: эффективная паутина для офиса

Однофирменники: эффективная паутина для офиса



Если  ваша компания уже  выросла из одной  комнаты, в которой  помещались директор, главбух, продажник и айтишник, а тем более, когда количество сотрудников уже сложно сосчитать, начинают возникать проблемы: как донести информацию до каждого

, как адаптировать нового сотрудника, как не терять рабочее время в поисках нужного документа или как ускорить выполнение рутинных действий?

Есть несколько возможных ответов на эти вопросы, но наиболее простой и в то же время весьма действенный – запустите свой интранет-портал.

Интранет  – это, по сути, локальный внутренний Интернет, так сказать частный Интернет, он построен на тех же принципах и протоколах, что и большой брат, но ограничен киберпространством отдельной организации. Трудно найти компанию, в которой компьютеры не были бы связаны в сеть для хотя бы совместного доступа к одному принтеру, выходу в Интернет или для обмена файлами. На эту сетевую инфраструктуру как раз и можно навесить и свой “mail.ru” – почтовый сервер, и корпоративный сайт, похожий на rbc.ru или даже vkontakte.ru, и аналог Skype с ICQ.

Зачем же компаниям дублировать возможности  Интернета? Ну а вам бы хотелось, чтобы контракт с клиентом обсуждался на форуме kuban.ru, а конфиденциальные документы были выложены в открытый доступ в сеть? Кроме того, на корпоративном сайте для внутреннего пользования можно сделать действительно все, что душе угодно, - разный дизайн, профили сотрудников, wiki-базу знаний и полезную информацию в удобном месте, напоминания о днях рождения или корпоративный ежедневник - там, где это необходимо.

Ваш внутренний интранет-сайт может быть:

    * архивом документов, содержащим базу телефонных номеров, приказы и распоряжения;
    * корпоративной газетой, в которой размещается информация, которую следует донести до каждого сотрудника;
    * системой электронного документооборота, ускоряющей обмен информацией;
    * корпоративной базой знаний, наполняемой сотрудниками;
    * форумом;
    * хостингом страниц отделов и сотрудников;
    * порталом доступа ко всей IT-инфраструктуре компании
    * и даже собственной социальной сетью компании.



Интранет-портал – сплошные преимущества


Что вам дает собственный интранет-портал? В первую очередь, безопасный, персонализированный доступ к данным компании, причем при должной настройке из любого места и даже с помощью мобильного телефона или КПК. При диверсифицированной и распределенной структуре (например, разделенных филиалах, подразделениях, специалистах на аутсорсинге) затраты на командировки и доведение информации в кратчайшие сроки можно значительно сократить, к тому же при такой централизации и легкости доступа есть шанс минимизировать и потери информации.                                

Во-вторых, легкость хранения, поиска и систематизации различных внешних и внутренних документов. Например, телефонный справочник можно обновить в любом отделе за пять секунд, и тут же изменения будут доступны всем остальным отделам. К тому же будут сохранены версии документов и авторство изменений. Если раньше для того, чтобы обсудить бюджет на следующий квартал или изменения в регламенте оформления заказа, необходимо было собирать всех начальников отделов и директоров филиалов, которые должны были еще дословно и понятно передать эту информацию ниже (не подвергая ее домысливанию и переосмыслению), то теперь информацию от генерального директора или PR-отдела можно распространить практически мгновенно. И надо ли говорить, что дистанционное обучение становится простым как никогда.

Дмитрий Хомченко, директор по эксплуатации ИТ Макрорегиона Юг ОАО МТС:


В компании МТС действует Единый информационный портал, который представляет собой постоянно обновляющийся информационный ресурс, он действует с апреля 2009 года. Наполнение данного портала и его обновление происходит все время. Ежедневное количество уникальных пользователей Единого информационного портала в рамках группы МТС составляет, в среднем, около 10 000 человек. Портал является единой точкой входа по всем вопросам: это нормативные документы, справочник сотрудников, справочник регионов, адреса и телефоны офисов, типовые формы договоров, доверенностей и прочих документов, вакансии в компании, инструкции по использованию систем БОСС-референт, OEBS; (Oracle E-Business Suite) и пр.

Ресурс  знакомит сотрудников  с актуальными  новостями компании и отрасли в  целом, с обзорами публикаций в прессе о нашей компании, со всеми текущими изменениями в бизнес-процессах МТС и, таким образом, способствует сплочению сотрудников, помогает им чувствовать себя частью коллектива единомышленников. Популярностью пользуется и раздел Корпоративный университет, где публикуется информация о корпоративных обучающих курсах и тренингах, проектах по обучению и развитию сотрудников МТС.

Практически мгновенно с помощью интранет-портала  можно получить и обратную связь от каждого сотрудника, организовав, допустим, письмо директору, анонимное или нет. Поистине безграничные возможности открываются и для организаций различных мотивационных конкурсов, опросов и голосований. Кроме того, можно сформировать некий банк идей, в котором каждый сотрудник может внести свое предложение или идею. Многие западные компании уже давно полагаются в принятии решений на crowdsourcing. Да и давно доказано, что успешность и эффективность работы сотрудника зависит от степени его вовлеченности и информированности о делах компании.

В-третьих, позволяет публиковать контент (то есть, информацию на сайт) не только суровым  и вечно занятым сисадминам или  недавно нанятой девочке из PR-отдела, но и абсолютно всем сотрудникам компании. Это может быть описание текущих задач, типичных проблем и методов решения, часто задаваемых вопросов или данных, необходимых для других отделов. Зачастую это реализовано посредством Wiki-технологий. Чтобы понять, что это такое, обратимся за помощью к самому известному wiki-ресурсу – Wikipedia.org: Вики — (англ. wiki) веб-сайт, структуру и содержимое которого пользователи могут сообща изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом. Вики характеризуется такими признаками: возможность многократно править текст посредством самой вики-среды, особый легкий и быстрый язык разметки, учет изменений (версий) страниц: возможность сравнения редакций и восстановления ранних, проявление изменений сразу после их внесения, разделение содержимого на страницы, связь страниц через гиперссылки и множество авторов: некоторые вики могут править все посетители сайта.

Как это может быть реализовано на практике? Ваш сисадмин устанавливает  специальный вики-движок на корпоративный  сайт и открывает всем сотрудникам доступ к нему (очень многие из таких движков бесплатные и развертываются буквально за полчаса). Теперь пользователи могут совместно работать над, допустим, правилами поведения в офисе или часто задаваемыми вопросами к IT-отделу. Только представьте, задав вопрос про неработающие Одноклассники один раз и потратив 2-3 минуты на написание ответа, другие пользователи уже не будут донимать вашего сисадмина аналогичными просьбами. Получив необходимость обоснования затрат на IT, ваш сисадмин может создать wiki-страницу с пояснениями, будущие пользователи добавят свои требования к системе, а сотрудники отдела аналитики произведут расчет наиболее оптимального решения, и документ в режиме онлайн будет доступен генеральному и финансовому директору. Ну и, конечно, наилучшим образом Wiki-технологии проявляются в работе с базой знаний отделов.

Совместная  работа может быть организована не только посредством wiki-страниц, но и с помощью форумов, блогов с комментариями, дискуссионных комнат, почтовых сообщений, телеконференций и многого другого. Эффект от повышения скорости принятия решения, увеличения вовлеченности и лояльности сотрудников, а также качества полученного решения, учитывающего максимально диверсифицированные мнения, поистине потрясающий.

С помощью средств корпоративной  работы можно не только быстрее и  эффективнее адаптировать новых сотрудников (ведь с помощью этих средств вы создаете корпоративную базу знаний), но и наладить коммуникации между враждующими отделами, ведь в таких ситуациях обычно ни та, ни другая сторона не может и не желает видеть общей картины. Например, продажники выбили срочный заказ, а оказалось, что необходимых комплектующих нет на складе и выполнение его в указанные сроки невозможно. В итоге взаимные упреки отдела продаж и производственников делают ситуацию еще хуже. При совместной же работе с каждым клиентом (при условии, конечно, что каждый сотрудник понимает ее необходимость) таких проблем просто не возникнет. Мало того, производственники могут посоветовать продажникам необходимые комплектующие или запасные части, которые клиенту понадобятся в будущем и т.д.

В-четвертых, портал может (и должен) поддерживать текущие бизнес-процессы компании, интегрировав функции корпоративных IT-систем в одно удобное Интернет-приложение. Например, получив данные из CRM-системы о заказе нового клиента, добавить в расписание на день формирование заказа, согласование договора и ответный звонок с внесением изменений во все необходимые программы. Все это, конечно, требует времени и средств, но экономия на издержках может многократно превзойти затраченные усилия.

Корпоративный vkontakte.ru

В последнее время наблюдается  самый настоящий бум социальных сетей, и, конечно, не обошел этот ураган и корпоративный сектор. Веб-приложения становятся все более ориентированы не на процесс, а на пользователя. Канцеляризмы, иерархия и цензура, спускание корпоративной газеты для галочки и статика остались в прошлом. В настоящий момент все больше компаний стараются вовлечь своих сотрудников в жизнь компании, полностью раскрыть их потенциал, разделить ее ценности и быть вовлеченными в текущую и инвестиционную деятельность. Корпоративные социальные сети решают эти вопросы наиболее удобным способом.

Фактически, вы имеет дело с Одноклассниками или В Контакте, где каждый пользователь имеет свой профиль с фотографией, должностью, контактами, интересами, друзьями-коллегами и опубликованным этим пользователем контентом – фото, видео, документами, блогом или микроблогом. Профили позволяют узнавать больше о людях, работающих в компании, разрушают иерархию и позволяют быстро и эффективно находить необходимых людей и обменивать информацией.

Другим  важным составляющим системы являются домашние страницы  - это личная страница, которую пользователь настраивает под себя: располагает на ней необходимые модули, например, задачи и запланированные на сегодня мероприятия, новости компании или сектора рынка из Интернета, последние обновления wiki-базы по необходимым проектам, сообщения из интегрированных корпоративных IT-систем, новостную ленту событий выбранных пользователей или проектов, над которым он работает, и многое другое. Все это позволяет абсолютно естественным и логичным образом организовать рабочий день человека, связать контактами все необходимые ему ресурсы и людей, моментально получить необходимую информацию и дать обратную связь, которую тут же оценят другие. Ты начальник, я дурак, не высовывайся и работа не волк – в лес не убежит -  здесь уже не работают, добро пожаловать в Enterprise 2.0, где каждый рабочий день наполнен содержанием, творчеством и сотрудничеством.

Как реализовать?

Наиболее  простое решение заключается  в установлении на сервер компании web-сервера, почтового сервера и сервера баз данных. А дальше у вас есть несколько вариантов: вы можете либо поставить простейшую систему управления форумами типа PHPbb или SimplyMachinesForum и, используя его функциональность, развернуть систему обмена информацией. Более интересным, но не менее простым является установка wiki-движков: наиболее популярны в настоящий момент WackoWiki, ZohoWiki, Confluence и PBWorks. Оба эти решения легки тем, что развернуть интранет-портал можно буквально в течение рабочего дня, при достаточной мотивации сотрудников на использование системы (а о ней мы поговорим чуть позже), через месяц-другой вы не узнаете вашу компанию.

Чуть сложнее организация социальной сети на базе популярных IBM Lotus Connections, NewsGator Social Sites, Socialtext или буквально взорвавшей Интернет платформе Google Wave, позволяющей совместно работать над задачами и документами в реальном времени, используя любой контент, будь то текст, графика, видео, аудио. Преимущества этих систем в том, что систему наполняет не занятой дядька-программист или стажер-студент в перерывах между выклянчиванием нужных данных у отделов, а сами пользователи! И любители социальных сетей будут делать это с огромным удовольствием!

Ну  и, наконец, корпоративный интранет-портал. Кроме этапа разработки, внедрения и наполнения огромное время будет отнимать интеграция системы с имеющейся IT-инфраструктурой и полная занятость IT-отдела на первичных этапах работы. Потом уже на эту систему можно накрутить и Wiki, и социальные сети, но создание корпоративного интранет-сайта все равно потребует гораздо больше времени и сил, в первую очередь IT-отдела. Наиболее популярные решения построены на базе Microsoft SharePoint, 1С-Битрикс: Корпоративный портал, IBM WebSphere Portal и открытом Liferay Portal.

Александр Любченко, директор по маркетингу ООО ЮгКабель:


Первый интранет-сайт был создан еще в 2004 году силами наших программистов. Плюс – все делалось специально под нас.  Минус – стиль и язык первого разработчика оказался очень специфичным, его невозможно не то чтобы развивать, а даже хоть что-то исправить, поэтому было принято решение переходить на промышленное решение – 1С-Битрикс: Корпоративный портал. Подготовка заняла несколько месяцев: сначала перенесли необходимую информацию, форумы, фотогалерею, хранилище файлов, базу знаний, затем то, чего у нас до сих пор не было: график отсутствий, группы по отделам и проектам, раздел для новых сотрудников и многое другое. Сейчас все сотрудники проходят обучение работе с новым корпоративным порталом.

Интранет-сайт является, в первую очередь,  ERP-системой, т.е. системой управления компанией. Хорошо организованным, технически грамотным сотрудникам и, в первую очередь, руководителям, он, конечно, облегчает работу. Внедрение ERP-системы – мероприятие весьма затратное и делается не просто так. Наша цель – повышение управляемости компанией для руководства и создание условий для более удобной и эффективной работы для наших сотрудников. Другими словами, эффект ожидаем не сиюминутный и, наверное, не завтра.

Свой  первый интранет-сайт мы создали, когда в компании работало около 50 человек. Сейчас сотрудников почти вдвое больше и они находятся в трех филиалах. Поэтому можно сказать, что корпоративный портал для нас является огромной объединяющей и мотивирующей силой.

Мотивация


Собственно  говоря, огромнейшую роль в современных  интранет-системах теперь играет не наличие железа и все умеющего сисадмина, а мотивация всех сотрудников на использование системы, и вот тут у компании могут быть проблемы. Если эта инициатива будет опять же навязана сверху, не получится ничего. Если же будет проведено обучение, с системой дадут поиграться и (важно!) узнают мнение каждого о ней, будут проведены общие собрания с обсуждением плюсов и минусов, сомневающихся будет все меньше. А со временем и вообще не останется. Потому как любой нормальный работник желает находить информацию за пять минут, быть в курсе дел компании и принимать участие в важных решениях. Любой сотрудник желает быть услышанным! Остается только дать эту возможность. Если же вы просто дадите задание сисадмину поставить интранет-сайт и издадите строгий приказ использовать его и вносить информацию, ничего кроме яростного сопротивления и отрицательных эмоций такая ваша инициатива не вызовет.

Кстати, хотите знать, как оценить эффективность  интранет-портала?

Есть  весьма оригинальный тест, предложенный директором по ИТ в Восточной Европе компании GlaxoSmithKline Эмзаром Гугунишвили: если при возникновении потребности в информации у сотрудника первая его реакция – надо заглянуть в интранет, а при сбое интранета он начинает сразу звонить в службы поддержки, значит, ваш интранет работает.


Игорь АКИМОВ








Яндекс.Метрика