Меню сайта

Архив организации

Архив в организации нужен для того, чтобы наладить правильное хранение документов. В основном работа архива организации состоит из трех основных компонентов: передачи документов, использования документов и контроля работы самого архива.

Передача дел в архив организации

Передача документов в архив осуществляется по определенному, составленному самим архивом графику. Этот режим в обязательном порядке согласовывается с руководителями отделов, которые и будут передавать свои документы на хранение.

При передачи документов присутствуют сотрудники передающих их подразделений компании.

Использование документов

Наличие архива на предприятии подразумевает не только хранение документов, но также и использование этих документов. В этих целях разрабатывается и принимается регламент выдачи документов из архива.

Эта процедура производится по заявкам от сотрудников компании. Правилами функционирования архивов предусмотрена регистрация выдачи документов работникам организации в специальных книгах.

Также установлены и сроки, в течение которых можно пользоваться архивными документами: это месяц для внутреннего использования и три месяца для временного использования сотрудниками сторонних компаний.

Стоит отметить, что есть ряд органов, которые могут периодически проводить проверки организаций на наличие там архива, поэтому так необходимо организовать правильное хранение документов компании в специальных архивах.

Контроль работы архива

За работой архива постоянно ведется контроль с целью постоянного соблюдения законодательства Российской Федерации об архивном деле. Этим вопросом занимаются уполномоченные Правительством Российской Федерации органы исполнительной власти. Также это касается и органов государственной власти в субъектах Российской Федерации, а также уполномоченных органов исполнительной власти в области архивного дела. Компетенция данных органов определяется законодательством Российской Федерации.

Если говорить более кратко и понятно, то архив организации находится под контролем:

  • Федерального архивного агентства;
  • Архивных управлений и отделов в субъектах Российской Федерации.

По закону все юридические, а также должностные лица,виновные в нарушении законодательства Российской Федерации об архивном деле, могут понести гражданско-правовую, административную, а также уголовную ответственность, которая установлена законодательством Российской Федерации.

В настоящий момент обеспечение сохранности документов остается вопросом, не до конца проработанным во многих компаниях. В частности есть проблемы с созданием материально-технических условий для физического хранения документов. Проблемы в основном возникают с обеспечением должного режима хранения, документы часто портятся, теряются или крадутся.

Чтобы обеспечить должное хранение документов, нужно доверить этот вопрос профессионалу. Правильная организация архива под силу только настоящим специалистам – к вашим услугам ООО «Архион», специалисты которой благодаря многолетнему опыту работы смогут организовать процесс хранения качественно и надежно.

 

По материалам сайта www.archion.ru


Поделиться живой новостью:

Погода в Краснодаре
Яндекс.Погода
Другие новости
«Ростелеком» поддержит первую премию для лучших иллюзионистов и фокусников страны от телеканала TRiCK
20.10.2017 15:42
«Интерактивное ТВ» от «Ростелекома», которое смотрят уже в более чем 4,6 миллиона семей по всей стране, выступит партнером первой в России ежегодной телевизионной награды для фокусников и иллюзионистов – Премии TRiCK. Количество заявок на участие в премии активно растет: побороться за главный приз уже готовы фокусники из России, Украины, Эстонии, Болгарии и Германии. Остальным желающим стоит поторопиться – заявки принимаются до 25 октября
«Ростелеком» дарит бесплатный интернет на год
20.10.2017 15:30
Компания «Ростелеком-Розничные системы» (дочернее предприятие ПАО «Ростелеком») объявляет о старте акции «Стань легендой». Она проходит в Краснодаре, Астрахани, Ростове-на-Дону, Нальчике, Владикавказе, Элисте, Черкесске и Ставрополе. В ходе акции все пользователи, которые подключатся к «Домашнему интернету» в центре продаж и обслуживания «Ростелекома», автоматически получат возможность выиграть ценные призы. Компания подарит победителю в каждом городе бесплатный интернет на год
В России будет создана концепция первых 50 «умных» городов
18.10.2017 16:54
Сегодня на международной конференции «Открытые инновации» подписан Меморандум о создании Национального консорциума развития и внедрения цифровых технологий в сфере городского управления
«Ростелеком» виртуально объединит участников IX Международного фестиваля фотографии PhotoVisa в Краснодаре
18.10.2017 14:43
«Ростелеком» стал партнером проведения IX Международного фестиваля фотографии PhotoVisa в Краснодаре. При помощи видеоконференцсвязи компания объединит участников мастер-класса по фотографии в режиме онлайн
В Сочи соберут средства на лечение тяжелобольных детей
16.10.2017 17:47
Компания «Ростелеком – Розничные системы» (дочернее предприятие ПАО «Ростелеком») и фонд «Линия жизни» третий раз проводят благотворительную акцию «Чья-то жизнь уже не мелочь!» в Сочи.Целью акции является сбор мелочи, которая наверняка скопилась в каждом доме, на лечение тяжелобольных детей.
«Ростелеком» будет обслуживать сети операторов связи в ЮФО и СКФО
12.10.2017 15:59
«Ростелеком» разработал новое направление работы на рынке B2O (business to operators), в рамках которой компания займётся монтажом, обслуживанием и устранением неисправностей на сетях фиксированной связи и элементах сетей радиодоступа других операторов, а также установкой и эксплуатацией телекоммуникационного оборудования
В Сочи стартовала IV ежегодная конференция «Взгляд в цифровое будущее»
12.10.2017 15:56
В Сочи открылась ежегодная общероссийская конференция «Взгляд в цифровое будущее». Организаторами форума традиционно стали Комиссия Совета Федерации по развитию информационного общества и компания «Ростелеком»
«Ростелеком» устроил турнир по World of Ships в рамках парусной регаты в Абрау-Дюрсо
10.10.2017 11:31
«Ростелеком» развернул зону беспроводного бесплатного доступа в интернет и организовал турнир по World of Ships во время парусной регаты Abrau Sailing Cup-2017. Мероприятие впервые прошло в Абрау-Дюрсо на самом большом в Краснодарском крае озере Абрау на территории парусного клуба