Меню сайта

Электронный документооборот

Бумажная волокита, которая обычно сопровождает делопроизводство. Сегодня постепенно, но вполне уверенно вытесняется более современными им удобными формами работы с документами. Поскольку в любом современном офисе есть свои компьютеры, а доступность глобальной сети позволяет быстро и просто связываться с другими людьми, основная масса разного рода документов обрабатываются и отправляются с помощью компьютеров и сетей. До недавнего времени вся эта работа дублировалась с помощью бумажных носителей, но сегодня все больше популярными становится электронный документооборот, предусматривающий обмен и хранение информации в цифровом виде.
Развитие систем связи, в том числе и повышение надежности и защищенности Интернет-соединений, позволяет обеспечить передачу информации без возможности ее утечки. Специальные системы, разрабатываемые и внедряемые для этого, проходят сертификацию и обеспечивают документооборот, в том числе финансовый, в цифровом формате без применения дублирования на бумажных носителях. Такие документы, отправляемые и обрабатываемые по специальным каналам, позволяют значительно ускорить проведение операций и сделок, а также оперативно реагировать на рыночную ситуацию. Кроме того, исключение бумажных носителей приводит к экономии средств предприятия, а также имеет некоторый экологический эффект за счет снижения использования бумаги.

С использованием электронных документов значительно упрощается организация делопроизводства предприятий, особенно крупных, имеющих представительства в разных регионах страны. Возможности передачи информации в цифровом формате с большой скоростью и на огромные расстояния позволяют быстро и без лишней волокиты оформить, например, таможенные документы или сдачу отчетности в государственные органы. Причем, делать это можно без непосредственного посещения контролирующих организаций, воспользовавшись современными средствами связи и передачи данных.
Еще одно преимущество работы с электронной документацией – возможность круглосуточного оборота документов вне зависимости от работы почтовых служб и состояния дорог. Доступность документа в любое время обеспечивается работой специальных серверов, предоставляющих возможность доступа только тем, кто имеет на это право. Таким образом значительно повышается эффективность использования рабочего времени сотрудников, особенно при наличии множества филиалов и отделений расположенных в разных регионах. Им нет необходимости дожидаться подтверждения на бумажном носителе, поскольку электронный документ имеет такую же силу благодаря использованию специальных защищенных систем доступа.

Использование цифрового формата при работе с документами позволяет значительно ускорить их обработку и при этом автоматизировать часть управленческих процессов. Работа с электронными документами позволяет использовать данные для анализа, обрабатываемые с помощью компьютера. Отпадает необходимость дополнительных производственных затрат, связанных с внесением уже имеющихся данных в системы анализа деятельности, поскольку их можно взять непосредственно из документов.
Применение электронного формата документов ведет к определенной унификации документации предприятий, что позволяет анализировать деятельность не только отдельного предприятия, но и целой отрасли, если это необходимо. Кроме того, взаимодействие предприятий использующих электронную документацию, выходит на качественно новый уровень, поскольку заполнение и использование документов предусматривает некоторые стандарты. Это ведет к более открытому и взаимовыгодному сотрудничеству, исключающему какие либо недоразумения при обмене документацией или данными.

Надо отметить, что использование электронной системы оборота документов – это не дань моде, а требование времени. В целях экономии средств и времени использование цифровых форматов при обработке данных, становится стандартом, позволяющим обеспечить необходимую сегодня скорость обмена информацией.


Поделиться живой новостью:

Погода в Краснодаре
Яндекс.Погода
Другие новости
«Ростелеком» в Краснодаре будет развивать детский технопарк «Кванториум»
26.12.2018 16:43
«Ростелеком» принял участие в торжественном открытии детского технопарка «Кванториум» в Краснодаре
«Ростелеком» подключил к интернету более 300 медучреждений Кубани и Адыгеи
24.12.2018 17:51
«Ростелеком» обеспечил современной интернет-связью 321 медицинскую организацию на территории Кубани и Адыгеи
Телеканал Деда Мороза и «Интерактивное ТВ» от «Ростелекома» вновь помогут создать новогоднее настроение
12.12.2018 11:04
Это уже шестой российский сезон канала, который круглосуточно помогает создавать волшебное новогоднее настроение и взрослым, и детям
«Ростелеком» удостоен общественной награды администрации Краснодарского края за благотворительность и добровольчество
07.12.2018 15:33
Церемония торжественного награждения состоялась 5 декабря, во Всемирный день волонтера, в зале Краснодарской филармонии им. Г.Ф. Пономаренко.
СТС и «Базелевс» готовят сериал «Ёлки»
07.12.2018 13:37
27 декабря в широкий прокат выйдут «Ёлки Последние» – заключительная часть знаменитого новогоднего киноальманаха
Слушатели со всей страны оценили масштаб премии «Нового Радио»
05.12.2018 16:57
В Москве состоялась торжественная церемония вручения ежегодной премии «Нового Радио» «Высшая Лига».
«Ростелеком» в Краснодаре выступил соорганизатором цикла лекций о современном искусстве
04.12.2018 14:30
«Ростелеком» и дом-мастерская PchelinHouse запускают в Краснодаре цикл открытых лекций на тему «Как устроено современное искусство»