Меню сайта

Электронный документооборот

Бумажная волокита, которая обычно сопровождает делопроизводство. Сегодня постепенно, но вполне уверенно вытесняется более современными им удобными формами работы с документами. Поскольку в любом современном офисе есть свои компьютеры, а доступность глобальной сети позволяет быстро и просто связываться с другими людьми, основная масса разного рода документов обрабатываются и отправляются с помощью компьютеров и сетей. До недавнего времени вся эта работа дублировалась с помощью бумажных носителей, но сегодня все больше популярными становится электронный документооборот, предусматривающий обмен и хранение информации в цифровом виде.
Развитие систем связи, в том числе и повышение надежности и защищенности Интернет-соединений, позволяет обеспечить передачу информации без возможности ее утечки. Специальные системы, разрабатываемые и внедряемые для этого, проходят сертификацию и обеспечивают документооборот, в том числе финансовый, в цифровом формате без применения дублирования на бумажных носителях. Такие документы, отправляемые и обрабатываемые по специальным каналам, позволяют значительно ускорить проведение операций и сделок, а также оперативно реагировать на рыночную ситуацию. Кроме того, исключение бумажных носителей приводит к экономии средств предприятия, а также имеет некоторый экологический эффект за счет снижения использования бумаги.

С использованием электронных документов значительно упрощается организация делопроизводства предприятий, особенно крупных, имеющих представительства в разных регионах страны. Возможности передачи информации в цифровом формате с большой скоростью и на огромные расстояния позволяют быстро и без лишней волокиты оформить, например, таможенные документы или сдачу отчетности в государственные органы. Причем, делать это можно без непосредственного посещения контролирующих организаций, воспользовавшись современными средствами связи и передачи данных.
Еще одно преимущество работы с электронной документацией – возможность круглосуточного оборота документов вне зависимости от работы почтовых служб и состояния дорог. Доступность документа в любое время обеспечивается работой специальных серверов, предоставляющих возможность доступа только тем, кто имеет на это право. Таким образом значительно повышается эффективность использования рабочего времени сотрудников, особенно при наличии множества филиалов и отделений расположенных в разных регионах. Им нет необходимости дожидаться подтверждения на бумажном носителе, поскольку электронный документ имеет такую же силу благодаря использованию специальных защищенных систем доступа.

Использование цифрового формата при работе с документами позволяет значительно ускорить их обработку и при этом автоматизировать часть управленческих процессов. Работа с электронными документами позволяет использовать данные для анализа, обрабатываемые с помощью компьютера. Отпадает необходимость дополнительных производственных затрат, связанных с внесением уже имеющихся данных в системы анализа деятельности, поскольку их можно взять непосредственно из документов.
Применение электронного формата документов ведет к определенной унификации документации предприятий, что позволяет анализировать деятельность не только отдельного предприятия, но и целой отрасли, если это необходимо. Кроме того, взаимодействие предприятий использующих электронную документацию, выходит на качественно новый уровень, поскольку заполнение и использование документов предусматривает некоторые стандарты. Это ведет к более открытому и взаимовыгодному сотрудничеству, исключающему какие либо недоразумения при обмене документацией или данными.

Надо отметить, что использование электронной системы оборота документов – это не дань моде, а требование времени. В целях экономии средств и времени использование цифровых форматов при обработке данных, становится стандартом, позволяющим обеспечить необходимую сегодня скорость обмена информацией.


Поделиться живой новостью:

Погода в Краснодаре
Яндекс.Погода
Другие новости
«Ростелеком» поддержит первую премию для лучших иллюзионистов и фокусников страны от телеканала TRiCK
20.10.2017 15:42
«Интерактивное ТВ» от «Ростелекома», которое смотрят уже в более чем 4,6 миллиона семей по всей стране, выступит партнером первой в России ежегодной телевизионной награды для фокусников и иллюзионистов – Премии TRiCK. Количество заявок на участие в премии активно растет: побороться за главный приз уже готовы фокусники из России, Украины, Эстонии, Болгарии и Германии. Остальным желающим стоит поторопиться – заявки принимаются до 25 октября
«Ростелеком» дарит бесплатный интернет на год
20.10.2017 15:30
Компания «Ростелеком-Розничные системы» (дочернее предприятие ПАО «Ростелеком») объявляет о старте акции «Стань легендой». Она проходит в Краснодаре, Астрахани, Ростове-на-Дону, Нальчике, Владикавказе, Элисте, Черкесске и Ставрополе. В ходе акции все пользователи, которые подключатся к «Домашнему интернету» в центре продаж и обслуживания «Ростелекома», автоматически получат возможность выиграть ценные призы. Компания подарит победителю в каждом городе бесплатный интернет на год
В России будет создана концепция первых 50 «умных» городов
18.10.2017 16:54
Сегодня на международной конференции «Открытые инновации» подписан Меморандум о создании Национального консорциума развития и внедрения цифровых технологий в сфере городского управления
«Ростелеком» виртуально объединит участников IX Международного фестиваля фотографии PhotoVisa в Краснодаре
18.10.2017 14:43
«Ростелеком» стал партнером проведения IX Международного фестиваля фотографии PhotoVisa в Краснодаре. При помощи видеоконференцсвязи компания объединит участников мастер-класса по фотографии в режиме онлайн
В Сочи соберут средства на лечение тяжелобольных детей
16.10.2017 17:47
Компания «Ростелеком – Розничные системы» (дочернее предприятие ПАО «Ростелеком») и фонд «Линия жизни» третий раз проводят благотворительную акцию «Чья-то жизнь уже не мелочь!» в Сочи.Целью акции является сбор мелочи, которая наверняка скопилась в каждом доме, на лечение тяжелобольных детей.
«Ростелеком» будет обслуживать сети операторов связи в ЮФО и СКФО
12.10.2017 15:59
«Ростелеком» разработал новое направление работы на рынке B2O (business to operators), в рамках которой компания займётся монтажом, обслуживанием и устранением неисправностей на сетях фиксированной связи и элементах сетей радиодоступа других операторов, а также установкой и эксплуатацией телекоммуникационного оборудования
В Сочи стартовала IV ежегодная конференция «Взгляд в цифровое будущее»
12.10.2017 15:56
В Сочи открылась ежегодная общероссийская конференция «Взгляд в цифровое будущее». Организаторами форума традиционно стали Комиссия Совета Федерации по развитию информационного общества и компания «Ростелеком»
«Ростелеком» устроил турнир по World of Ships в рамках парусной регаты в Абрау-Дюрсо
10.10.2017 11:31
«Ростелеком» развернул зону беспроводного бесплатного доступа в интернет и организовал турнир по World of Ships во время парусной регаты Abrau Sailing Cup-2017. Мероприятие впервые прошло в Абрау-Дюрсо на самом большом в Краснодарском крае озере Абрау на территории парусного клуба