Трудовая книжка является официальным документом, в который работодатель заносит данные об устройстве на работу, о переводе на другую должность, об увольнении. Совокупность записей в ней является подтверждением трудового стажа. Ведение трудовой книжки входит в обязанности инспектора по кадрам или другого лица на предприятии, которому поручена кадровая работа. Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью предприятия.
При первичном трудоустройстве руководитель предприятия обязан оформить трудовую книжку в установленный законом срок, для чего он использует бланки установленного образца. Все они являются документами строгой отчетности и выпускаются с соответствующими элементами защиты, и реализуются определенными организациями. Трудовая книжка купить можно в организации, которая имеет разрешение на продажу данного документа предприятиям. Документ был введен в СССР в 1938 году, затем бланки несколько раз изменялись, поэтому в настоящее время гражданами разного возраста используются документы различного образца.
Все записи в трудовой книжке вносят на основании соответствующих приказов по кадрам, поэтому при ее утере все сведения могут быть восстановлены на основании архивных данных. Если по какой-либо причине трудовая книжка утеряна или испорчена, по заявлению ее владельца может быть оформлен дубликат документа. Если работник имел одно место трудоустройства, то восстановление документа упрощается. В случае частой смены мест работы задача значительно усложнена, так как восстановление данных требуется проводить по архивным документам нескольких предприятий. В современных условиях некоторые из них к моменту оформления документа могли прекратить существование.
Стажа, который подтверждается трудовой книжкой, требуется при оформлении пенсии и в некоторых других случаях. Например, при устройстве на некоторые должности работодатель может потребовать наличие соответствующего стажа, требуется он при оформлении лицензии. При выдаче банковского кредита нужно подтверждение трудоустройства в течение полугода. Во всех этих случаях в качестве подтверждения данных о стаже используют трудовую книжку. Соответствие занесенных в нее сведений архивным кадровым документам предприятий и организаций выполняют очень редко. Для периода, когда не было электронных баз данных, физически выполнить проверку может быть очень затруднительно. Поэтому очень важно иметь правильно оформленную трудовую книжку.
